Übergabeprotokoll für die Wohnung: Checkliste, Vorlage und digital am Handy
Bei der Wohnungsübergabe entscheidet sich, worüber später gestritten wird – vor allem über die Kaution. Hier steht, was ins Protokoll gehört, wie die Übergabe abläuft und was du tun kannst, wenn der Mieter nicht unterschreibt.
- Ein Übergabeprotokoll ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber das wichtigste Beweismittel bei Streit um Schäden und Kaution.
- Mach es bei Einzug und Auszug – erst der Vergleich zeigt, was während der Mietzeit entstanden ist.
- Hinein gehören Zählerstände, Schlüssel, der Zustand jedes Raums, Mängel mit Fotos und die Unterschriften beider Seiten.
- Was beim Auszug erkennbar war, aber nicht im Protokoll steht, lässt sich später meist kaum noch geltend machen.
Wozu ein Übergabeprotokoll?
Das Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand die Wohnung an einem bestimmten Tag übergeben wurde: beim Einzug an den Mieter, beim Auszug zurück an dich. Unterschreiben beide Seiten, ist dieser Zustand für beide verbindlich festgehalten.
Das schützt beide Seiten. Der Mieter kann belegen, dass ein Kratzer im Parkett schon beim Einzug da war. Du als Vermieter kannst belegen, dass ein Schaden erst während der Mietzeit entstanden ist – und ihn gegebenenfalls mit der Kaution verrechnen. Ohne Protokoll steht im Streitfall oft Aussage gegen Aussage.
Ansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren schon sechs Monate nach der Rückgabe (§ 548 BGB). Umso wichtiger ist, dass beim Auszug alles sauber dokumentiert ist.
Das gehört ins Übergabeprotokoll
Diese Punkte sollten in keinem Protokoll fehlen – egal ob auf Papier oder digital.
Beteiligte, Datum und Art
Name von Vermieter und Mieter, weitere Anwesende, Datum und Uhrzeit, Einzug oder Auszug.
Mietobjekt
Adresse, genaue Lage der Wohnung und mitvermietete Flächen wie Keller oder Stellplatz.
Zählerstände mit Zählernummer
Strom, Gas, Wasser und Heizkostenverteiler – am besten jeweils mit Foto. Wichtig für Nebenkostenabrechnung und Versorger.
Schlüssel
Anzahl je Schlüssel: Haustür, Wohnung, Briefkasten, Keller, Garage. Fehlende Schlüssel beim Auszug vermerken.
Zustand Raum für Raum
Boden, Wände, Decke, Türen, Fenster und Sanitär – für jeden Raum „in Ordnung“ oder konkret beschriebene Mängel.
Mängel mit Fotos und Ursache
Wo, was, wie groß – und ob der Schaden schon beim Einzug da war oder während der Mietzeit entstanden ist.
Einrichtung und Vereinbarungen
Mitvermietete Küche, Geräte, Rauchwarnmelder; Absprachen wie „Mieter erneuert die Silikonfuge bis …“.
Unterschriften und neue Anschrift
Unterschrift beider Seiten, beim Auszug die neue Adresse des Mieters – für Kaution und Nebenkostenabrechnung.
So läuft die Wohnungsübergabe ab
Termin bei Tageslicht vereinbaren
Die Wohnung sollte leer und gereinigt sein. Protokoll – auf Papier oder am Handy – und eine Taschenlampe mitbringen.
Zähler ablesen und fotografieren
Zuerst die Zählerstände, damit sie nicht vergessen werden. Zählernummer mit notieren.
Raum für Raum durchgehen
Immer in derselben Reihenfolge: Boden, Wände, Decke, Türen, Fenster, Sanitär. Jeden Mangel genau beschreiben und fotografieren.
Schlüssel zählen
Alle Schlüssel übergeben oder zurücknehmen und die Anzahl je Art eintragen.
Gemeinsam unterschreiben – und Kopie aushändigen
Beide unterschreiben direkt vor Ort. Der Mieter bekommt eine Kopie, das Original bleibt bei dir.
Vorlage zum Ausdrucken
Alle Punkte der Checkliste auf zwei Seiten: Zählerstände, Schlüssel, neun Räume, Mängel mit Ursache, Vereinbarungen und Unterschriftenfelder – auch für einen Zeugen.
Vorlage als PDF herunterladenDas Übergabeprotokoll am Handy
Die Übergabe findet in der Wohnung statt – also läuft das Protokoll in Hauspilot auf dem Handy. Kein Klemmbrett, kein Abtippen, keine unleserliche Handschrift.
- Zählerstände mit Zählernummer und Foto – direkt mit der Handykamera
- Raum für Raum: Boden, Wände, Decke, Türen, Fenster
- Mängel mit Ursache, Beschreibung und Fotos
- Vermieter und Mieter unterschreiben auf dem Display
- Fertiges PDF sofort – per E-Mail an den Mieter
- Einzugs- und Auszugsprotokoll im Mieterprofil archiviert
Fragen zum Übergabeprotokoll
Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?
Nein, gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht. Es ist aber das wichtigste Beweismittel, wenn es nach dem Auszug um Schäden und die Kaution geht. Ohne Protokoll muss im Streit meist der Vermieter beweisen, dass ein Schaden während der Mietzeit entstanden ist.
Was tun, wenn der Mieter nicht unterschreibt?
Das Protokoll trotzdem vollständig ausfüllen und vermerken, dass der Mieter die Unterschrift verweigert hat. Wenn möglich, einen Zeugen dazunehmen, der unterschreibt, und alle Mängel mit Fotos festhalten. Die Beweiskraft ist dann geringer als bei einem gemeinsam unterschriebenen Protokoll – aber deutlich höher als ganz ohne.
Braucht man bei Einzug und Auszug ein Protokoll?
Ja, das ist dringend zu empfehlen. Das Auszugsprotokoll allein sagt nichts darüber, ob ein Schaden schon vorher da war. Erst der Vergleich mit dem Einzugsprotokoll zeigt, was während der Mietzeit entstanden ist.
Was bedeutet die Unterschrift unter dem Protokoll?
Beide Seiten bestätigen damit den festgestellten Zustand. Für den Vermieter heißt das beim Auszug: Mängel, die erkennbar waren, aber nicht im Protokoll stehen, lassen sich später meist kaum noch geltend machen. Deshalb gründlich prüfen, bevor unterschrieben wird.
Wie lange sollte ich das Übergabeprotokoll aufbewahren?
Das Einzugsprotokoll während der gesamten Mietzeit. Nach dem Auszug beide Protokolle mindestens so lange, bis die Kaution abgerechnet und alle Ansprüche geklärt sind. Ersatzansprüche wegen Schäden verjähren nach § 548 BGB sechs Monate nach der Rückgabe – wer sichergehen will, bewahrt die Protokolle deutlich länger auf.
Sind Fotos Pflicht?
Nein, aber sehr sinnvoll. Ein Foto zeigt Lage und Ausmaß eines Mangels eindeutiger als jede Beschreibung. Auch Zählerstände sollten fotografiert werden. Wichtig ist, dass klar erkennbar ist, zu welchem Raum und zu welchem Tag ein Foto gehört.
Kann ich das Übergabeprotokoll digital unterschreiben lassen?
Ja. Für das Übergabeprotokoll ist keine besondere Form vorgeschrieben. In Hauspilot unterschreiben Vermieter und Mieter mit dem Finger auf dem Handy, das Protokoll wird als PDF gespeichert und der Mieter bekommt es per E-Mail.
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall – etwa bei Streit über Schäden oder die Kaution – hilft ein Mieter- oder Eigentümerverein oder eine Anwältin bzw. ein Anwalt für Mietrecht.
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