Nebenkostenabrechnung: Fristen für Vermieter
Bis wann die Abrechnung beim Mieter sein muss, was bei Verspätung passiert, wie lange der Mieter Einwände erheben kann – und was in eine korrekte Abrechnung gehört.
- Abgerechnet wird jährlich – der Zeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen.
- Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für 2025 also bis 31.12.2026.
- Kommt sie zu spät, ist eine Nachforderung ausgeschlossen – ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen.
- Der Mieter hat ab Zugang zwölf Monate Zeit für Einwände.
Zwölf Monate – ab wann genau?
Nach § 556 Abs. 3 BGB rechnest du über die Vorauszahlungen jährlich ab. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum, an dem du sie abschickst – und du musst den Zugang im Zweifel beweisen können.
Läuft dein Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Ein Einwurf in den Briefkasten am Silvesterabend kommt in der Regel erst im neuen Jahr an.
Was passiert bei Verspätung?
Nach Ablauf der Frist kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen – es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil die Grundsteuer erst rückwirkend festgesetzt wurde. Ein Guthaben des Mieters musst du dagegen auch nach Fristablauf auszahlen.
Einwände des Mieters
Der Mieter muss Einwände gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Vorher kann er verlangen, die Belege einzusehen.
Teilabrechnungen
Zu Teilabrechnungen bist du nicht verpflichtet. Fehlen Zahlen für einzelne Positionen, rechnest du trotzdem fristgerecht ab und holst die Position nach, sobald sie vorliegt, wenn du die Verzögerung nicht zu vertreten hast.
Das gehört in die Abrechnung
Damit eine Abrechnung formell wirksam ist und die Frist wahrt, braucht sie mindestens diese Angaben.
Abrechnungszeitraum
Höchstens zwölf Monate, eindeutig angegeben.
Gesamtkosten je Kostenart
Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherung, Hausmeister usw. – nur umlagefähige Betriebskosten laut Mietvertrag.
Verteilerschlüssel
Nach Wohnfläche, Personen oder Verbrauch – für den Mieter nachvollziehbar erklärt.
Anteil des Mieters
Die Berechnung seines Anteils je Kostenart.
Vorauszahlungen
Die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen werden abgezogen.
Ergebnis
Nachzahlung oder Guthaben – mit Bankverbindung bzw. Hinweis zur Auszahlung.
Fristen und Zahlungen im Blick
Hauspilot erinnert dich rechtzeitig an die Abrechnungsfrist und zeigt je Mieter, wer noch nachzahlen muss und wem du ein Guthaben schuldest.
- Erinnerung in der Übersicht, bevor die Frist abläuft
- Abrechnung der Hausverwaltung oder von Techem/ista als PDF – die KI liest je Mieter das Ergebnis aus
- Nachzahlungen und Guthaben mit Zahlungsverlauf
- Versand an den Mieter per Mieterportal mit E-Mail – Zugang mit Zeitstempel
Fragen zur Abrechnungsfrist
Reicht es, die Abrechnung am letzten Tag abzuschicken?
Nein. Entscheidend ist, dass sie dem Mieter bis zum Fristende zugeht. Wer knapp dran ist, sollte sie persönlich übergeben oder per Einwurf-Einschreiben so rechtzeitig schicken, dass der Zugang sicher vor Fristende liegt.
Darf ich die Abrechnung per E-Mail schicken?
Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Wichtig ist, dass du den Zugang nachweisen kannst – etwa über eine Lesebestätigung, eine Antwort des Mieters oder einen Versand mit Zeitstempel. Im Mietvertrag kann allerdings eine bestimmte Form vereinbart sein.
Was, wenn mir die Abrechnung der Hausverwaltung zu spät vorliegt?
Als Eigentümer einer vermieteten Eigentumswohnung musst du trotzdem fristgerecht abrechnen. Ob dir die Verspätung zugerechnet wird, hängt vom Einzelfall ab. Sinnvoll ist, die WEG-Verwaltung frühzeitig an die Abrechnung zu erinnern.
Bis wann muss der Mieter nachzahlen?
Die Nachzahlung wird mit Zugang einer ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Üblich ist, dem Mieter eine angemessene Zeit zur Prüfung zu lassen und in der Abrechnung ein Zahlungsziel zu nennen.
Muss ich ein Guthaben auch nach Fristablauf auszahlen?
Ja. Die Ausschlussfrist betrifft nur Nachforderungen des Vermieters. Ein Guthaben steht dem Mieter weiterhin zu.
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft ein Eigentümerverein oder eine Anwältin bzw. ein Anwalt für Mietrecht.
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